佐藤社長のICT活用
コミュニケーションを強化、全スタッフにスマホを貸与しました
公開日: 2024年01月15日 ／ 更新日: 2024年01月15日
この度、いわゆるクラウドPBXを構築し、社内の固定電話を８割廃止して、事務所内に５台のみ配置。スマホを内線化、AMB（Apple Business Manager）とdocomoのMDM（Mobile Device Management）を組み合わせて管理できる体制を整えました。
アイルネット「iスマートBiz」とＮＴＴドコモのスマホ内線サービス、「オフィスリンク＋」を連携
導入の際、既に法人契約をしていたNTTドコモは、ドコモショップ安曇野インター店（ナガノコミュニケーションズ販売株式会社様）法人営業課に相談。
一番大事にしたい事は、「通話品質であること」を伝えて、株式会社アイルネット様の「iスマートBiz」とＮＴＴドコモのスマホ内線サービス、「オフィスリンク＋」を連携して使うことにしました。
対面での打ち合わせの他、オンラインミーティングを数回重ねて、株式会社ドコモビジネスソリューションズ長野支店様にもお世話になりました。
できること沢山
・スマホの内線化→スタッフ同士の通話し放題はもちろん、固定電話の外線番号へ着信したものを担当者のスマホへ転送や、スマホから保留でピックアップなど。
・構内放送との連携→スマホから構内放送を呼び出す事が可能に。
・電話帳を共有→共有のクラウド電話帳で、社内外の連絡先へスマートにアクセス。
・AMB（Apple Business Manager）とdocomoのMDM（Mobile Device Management）活用→スマホの設定や使用できるアプリの制限・管理ができる。
スマホ貸与によってできるようになったこと
・給与明細の電子化→会計ソフトから一括メール配信、各自ブラウザにて閲覧。
・休暇、遅刻、早退届け等の電子化→フォームを活用して各自申請。
・ビジネスチャットの導入→個人のスマホに依存していたビジネスチャットの「LINEWORKS」を業務用スマホにインストール。
・車検証閲覧アプリの活用→全員が同じように使い、正確に読み取れるように。
・記録事務代行時のSMS、アプリ認証→担当者の個人スマホを使うこと無く、業務用スマホで対応可能。
・業務上撮影した写真の集約→スマホで撮影、クラウド共有ストレージへ格納。
・ウェアラブルトランシーバーの導入→「BONX」を活用し、社内外でのインカム通話を活用。
今後取り組みたいこと
・勤怠管理の一元化→スマホをキーとして給与ソフトと連携できる勤怠管理
・アルコールチェックのクラウド対応→スマホ活用でアルコールチェックの一元化
感想は
コロナ禍であることも重なって、ますますコミュニケーションの機械が減っていると感じていた昨今。DX化は加速するも、PCやタブレットの貸与では、使う機能が一部になってしまうおそれもあり、結果、一番活用できる基本のデバイスがスマホではないかとたどり着きました。
キーワードは、「全社対応」。やっぱり、DX化において「例外」を作ると上手くいかないことも多く、「全員で同じことができる」事が大切だと感じています。
もちろんスマホの台数分通話料やシステム料等がかかり、既存の固定電話だけや、必要なスタッフのみに支給していたスマホに比べるとコストは増えるものの、それ以上に様々な相乗効果を生みながら、今後もアップデートしていける魅力があります。
また、社内どこにいても、同じく連携された「オフィスリンク＋」ウィジェットから構内放送で担当スタッフを呼ぶこともできるようになり、かなりスマートになったと感じています。
事務所に居て固定電話が手元に無くても着信を聞いて、ピックアップ機能で自分のスマホで電話を取ることもできます。
お客様のご用命事項をいち早く共有し、利便性向上に繋がるよう精進して参ります。
